Praca zdalna niesie ze sobą wiele zagrożeń. Oddzieleni od naturalnego środowiska pracy, możemy popaść w pułapkę nieefektywności i rozleniwienia. Z drugiej strony praca w domu może okazać się niezwykle wygodna i oszczędna. W takim razie jak uchronić się przed negatywnymi skutkami pracy w domowym biurze? W jaki sposób najlepiej zorganizować sobie przestrzeń oraz zaplanować cele? Przedstawiamy 5 sposobów na efektywny home office.
Zalety i wady home office
To rozwiązanie niewątpliwie posiada wiele zalet. Pracując z domu, oszczędzamy czas i pieniądze na dojazdach. Jeśli wcześniej wynajmowaliśmy biuro, to dzięki pracy zdalnej, oszczędzamy na dodatkowym czynszu. Kolejny plus to możliwość samodzielnego ustalania godzin pracy, przebywanie bliżej rodziny oraz czas na domowe obowiązki. Pracując w domu znajdujemy się także w mniej stresogennym środowisku
Niestety owe atuty są łatwo niwelowane przez wyzwania, jakie niesie ze sobą samodyscyplina. Aby stać się wydajnym pracownikiem domowego biura, konieczne jest wypracowanie rytuałów. Dzięki nim zwiększa się nasza motywacja, mobilizacja, a za tym idzie efektywność. Celem jest stworzenie przestrzeni, która będzie sprzyjała koncentracji, a nie kusiła do częstych i długich przerw. Aby to osiągnąć, wystarczy trzymać się kilku reguł.
1. Metoda „Pomodoro”
Nazwa tej techniki wzięła się od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Została ona stworzona przez Włocha, Francesco Cirillo, w latach 80. XX. Jej zadaniem jest ułatwienie pracy poprzez podział zadań na 30-minutowe odcinki. Zanim przystąpimy do działania, powinniśmy powyłączać wszelkie rozpraszacze, powiadomienia aplikacji, dzwonek telefonu oraz niezwiązane z pracą zakładki stron internetowych. Tak przygotowani robimy listę konkretnych zadań do wykonania, ustalając je w hierarchii od najważniejszych do najmniej istotnych. Teraz możemy zaczynać. Ustawiamy minutnik, budzik lub aplikację na 25 minut i w tym czasie poświęcamy się tylko jednemu zadaniu. Po upływie tego czasu robimy 5-minutową przerwę. Kiedy przejdziemy cztery segmenty „pomidorów”, mamy do dyspozycji dłuższą przerwę. Możemy odpocząć 10-30 minut. Przerwa nie powinna być związana z siedzeniem przy stanowisku pracy. Należy się poruszać, przejść po pokoju, wyjść do ogrodu, rozprostować kręgosłup, wyjrzeć przez okno.
2. Praca a dom – dwie oddzielne strefy
To jest jeden z najtrudniejszych aspektów. Pracując w domu, jesteśmy bombardowani różnorodnymi bodźcami. Tu widoczny kurz na telewizorze, tam przepełniony kosz na pranie, pies chętny do zabawy albo znudzone dziecko chcące zwrócić na siebie uwagę. Dlatego kiedy decydujemy się na pracę zdalną, musimy ustalić ze sobą i z domownikami jakie są granice. Pomoże w tym wyznaczenie sztywnych godzin pracy. W tym czasie jesteśmy tylko i wyłącznie skupieni na zadaniach, tak jakby to było w tradycyjnym biurze.
3. Wprowadzenie w nastrój do pracy
Przypnij sobie, jak wyglądały Twoje poranne rytuały, kiedy szykowałeś się do pracy w klasycznym biurze. Może dobrym pomysłem będzie przeniesienie tego do trybu home office? Zamiast wylegiwać się w łóżku do południa, postaraj się wstać możliwie wcześnie. Nasz umysł jest bardziej produktywny w ciągu dnia, a nie nocą. Pozostawanie w łóżku do późnych godzin może dodatkowo rozleniwić. Warto zadbać także o wywietrzenie mieszkania, poranną gimnastykę i orzeźwiający prysznic. Porządne śniadanie i kubek pysznej kawy lub herbaty będzie idealnym początkiem dnia. I jeszcze jedno. Siedzenie cały dzień w piżamie albo dresie może działać demotywująco. To wysyłanie do naszego mózgu informacji: czuje się komfortowo, więc może zostanę w łóżku albo na kanapie i się zdrzemnę? Nie chodzi tu o opcję garnitury i garsonki, ale o strój casualowy, który wprawi nas w tryb pracujący.
4. Stwórz przestrzeń home office
Jeśli regularnie pracujesz w domu, koniecznie stwórz sobie osobne miejsce do pracy! Najlepiej, żeby nie znajdowało się ono w sypialni, lecz nie każdy może sobie pozwolić na taki luksus. Ważne jest, żeby przestrzeń do pracy była oddzielona on stref, które kojarzą się z relaksem. Przygotowując taką strefę, postaraj się o wygodne biurko, ergonomiczny fotel oraz odpowiednie akcesoria biurowe – drukarka, kopiarka i niszczarka powinny być blisko Ciebie. Niech te elementy będą pod ręką, dzięki czemu siadając do stanowiska, będziesz czuł się jak w prawdziwym biurze. Miejsce pracy powinno również być przyjazne. Szklanka z wodą, świeża kawa albo yerba mate i zdrowe przekąski wprowadzą Cię w przyjemny nastrój i poprawią morale. Jeśli lubisz słuchać muzyki do pracy, w internecie znajdziesz masę stron, które oferują setlisty z muzyką relaksacyjną, jak coffee jazz, office music, focus music lub dźwiękami natury. A w sytuacji gdy brakuje Ci gwaru typowego dla biura, poszukaj w sieci aplikacji puszczającej dźwięki otoczenia kawiarni, które pobudzą Twoją kreatywność i pomogą lepiej pracować.
5. Nie zamykaj się w jaskini
To spore niebezpieczeństwo pracy zdalnej. Kiedy już przygotujesz sobie domowo-biurowe gniazdko istnieje szansa, że wpadniesz w otchłań praca-dom i zapomnisz o zewnętrznym świecie. Mimo wszystko przebywanie w tradycyjnym biurze wymusza wyjście z domu i nawiązywanie kontaktów ze współpracownikami i klientami. To rozwija umiejętności interpersonalne. Aby nie stać się home office’owym zombie zadbaj o komunikację ze światem zewnętrznym. Dobrej jakości łącze internetowe i sprawne komunikatory ułatwią podtrzymywanie firmowych relacji.
Jeśli jesteś odpowiedzialny za nadzór projektu, stwórz plan, według którego członkowie zespołu będą nawiązywali między sobą kontakt. Rozdysponuj zadania, ustal godziny regularnych tele lub wideokonferencji. W ten sposób trzymasz rękę na firmowym pulsie.
Efektywna praca zdalna to również efektywny odpoczynek
Praca zdalna to test dla naszej samodyscypliny i obowiązkowości. Pomimo jej wielu zalet, wiąże się z masą bodźców, które skutecznie dekoncentrują. Aby mieć siłę do pracy oraz do odparcia czynników rozpraszających, warto nauczyć się efektywnego odpoczynku. Zrobienie sobie krótkiej przerwy raz na godzinę powinno być nawykiem. Także dłuższa przerwa lunchowa jest niezwykle istotna. Jeśli zabraknie tych elementów w naszym rytmie pracy, będziemy zmęczeni i stracimy zapał. Ucierpi na tym nasza praca oraz nasze zdrowie.