Właśnie zacząłeś przygotowywać swoje nowe biuro? Pewnie jak każdy właściciel firmy życzyłbyś sobie tego, aby stało się ono wprost idealnym, wręcz wymarzonym miejscem do realizacji trudnych zadań, do którego pracownicy będą chodzić z pewną przyjemnością i zawsze bez słowa grymasu zajmą się powierzonymi im zleceniami. Jesteś w stanie doprowadzić do takiego efektu. Pomogą ci w tym artykuły biurowe, ale też i dobre zaplanowanie przestrzeni. Zorganizuj ją tak, aby chciało się z niej korzystać, a następnie na bieżąco o nią dbaj i nie bój się zmian, które czasem okazują się wskazane i przydatne.
Stwórz schludną i uporządkowaną przestrzeń
Nie ma nic gorszego od konieczności pracy w trudnych warunkach. A takie warunki panują w biurach zagraconych i zaśmieconych, w których praktycznie żaden przedmiot nie ma swojego stałego miejsca, przez co pracownicy odkładają wszystko gdzie popadnie, a potem niczego nie potrafią odnaleźć. Ten błąd można akurat szybko naprawić. Po prostu wyznacz dla każdego artykułu konkretne miejsce i poinformuj pracowników o tym, gdzie powinny być przechowywane wybrane rzeczy. Właśnie w tym momencie powinieneś też odwiedzić sklep z artykułami papierniczymi, w którym sięgniesz po segregatory, teczki i organizery. W biurach nie może ich zabraknąć. To one pomogą ci uniknąć efektu zagraconej i zaśmieconej przestrzeni.
Regularnie sprzątaj biuro
Często jest tak, że w zakładach pracy zatrudnia się sprzątaczki czy sprzątaczy, którzy zajmują się czyszczeniem wybranych pomieszczeń albo co drugi dzień, albo np. wyłącznie raz w tygodniu. Do ich zadań należy m.in. mycie podłóg, oczyszczanie mebli z kurzu czy mycie okien bądź trzepanie dywanów. Nawet najlepsza firma sprzątająca nie wie jednak, gdzie powinny znajdować się konkretne przedmioty używane przy pracy, dlatego tak ważne jest to, by wszyscy pracownicy po zakończonym dniu porządkowali swoje biurka i przede wszystkim odkładali wszystko na miejsce. Możesz ich do tego zmusić albo w jakiś sposób zachęcić. Jeżeli wspólnie zaczniecie dbać o całe biuro, być może nawet wkrótce zdołasz zrezygnować z zatrudniania jakiejkolwiek firmy sprzątającej albo zaczniesz korzystać z jej usług wyłącznie raz w tygodniu, co pozwoli ci na znaczną oszczędność.
Korzystaj z akcesoriów ułatwiających pracę
Organizacja biura to jednak nie tylko jego praktyczne zaprojektowanie czy późniejsze regularne porządkowanie przestrzeni. Sprzątanie jest ważne, ale zanim się na nim skupisz, zadbaj o podstawy, czyli o to, by w biurze pojawiły się wszystkie niezbędne elementy do pracy. Tę pracę trzeba sobie bowiem na bieżąco ułatwiać. Nie ma sensu tracić czasu na żmudne ręczne wykonywanie jakiegoś zadania, jeżeli to samo zadanie jest w stanie wykonać sprawnie działająca maszyna. Artykuły biurowe to nie tylko kolorowe urocze pisaki, zwykłe ołówki, zszywacze, ryzy papieru czy wielobarwne teczki. Tak naprawdę zanim jeszcze sięgniesz po te drobne akcesoria, powinieneś zainwestować w rzeczy znacznie większe i zarazem droższe, czyli przede wszystkim sprzęty komputerowe, dzięki którym każda praca stanie się wydajniejsza. Drukarki, skanery, komputery, tablety i kserokopiarki warszawa to absolutny must have. Te sprzęty muszą pojawić się w każdym biurze i to nawet w tym najmniejszym, w którym pracujesz zupełnie sam albo z kilkoma dodatkowymi osobami.
Planuj przestrzeń w sposób inteligentny
Zachłanność bywa jednak gorsza od faszyzmu. Jeżeli w twojej firmie nie produkuje się zbyt dużej ilości dokumentów, najprawdopodobniej nie będziesz potrzebować zestawu kilkuset teczek i kilkuset segregatorów. Dostosuj typ wyposażenia przestrzeni do tego, czym się zajmujecie i w jaki sposób się tym zajmujecie. Nadmiar artykułów będzie niestety równie niewskazany co ich niedobór. Wszystkie artykuły biurowe kosztują, więc nie ma sensu kupować tych, z których nie będzie się korzystać. Postępuj w sposób rozsądny i przemyślany. Najpierw zaplanuj całą biurową przestrzeń, a dopiero potem zacznij kupować do niej różne rzeczy.